METODE PEMBUKUAN KAS KECIL

Ada dua macam metode dalam pengelolaan kas kecil :

1.    Imprest Found sytem (sistem dana tetap)

Adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil selalu sama pada setiap  pembukuan buku kas baru. Pada sistem imprest ini, tanggal berapapun dana habis, pembukuan dana kas kecil ditutup.

Keuntungan sistem dana tetap antara lain :

a.      Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos pos pengeluaran pada setiap pembukuan.

b.      Menghemat waktu dalam pembukuan.

Kelemahan sistem dana tetap antara lain:

a.      Uang yang ada di kas tidak dapat diketahui setiap waktu

b.      Adminitrasi kantor atau sekretaris tidak dapat mengambil mengisi/uang kas setiap waktu

2.    Fluctuation Found system (sistem dana tidak tetap)

Fluctuation Found system (sistem dana tidak tetap) disebut juga sistem tanggal tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan buku kas baru. Sitem ini selalu dibuka awal bulan dan ditutup pada akhir bulan. Kebanyakan sistem ini digunakan oleh perusahaan swasta.

Keuntungan sistem dana tidak tetap

a.      Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari

b.      Administrasi kantor danpa meminta kembali apabila dana yang tersedia kuran

Kelemahan sistem dana tidak tetap

a.      Tidak dapat diketahui  pengeluaran terbanyak digunakan untuk keperluan apa.

Endang R, Sri dkk (2011). Mengelola Dana Kas Kecil. Jakarta:Penerbit Erlangga

DOWNLOAD MATERI DISINI 

MUTASI DANA KAS KECIL

Mutasi atau perubahan dana kas kecil pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi ataralain :

1.    Pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil, dokume transaksinya antara lain :

·         Surat keputusan kepala bagian keuangan

·         Bukti kas keluar dari bagian keuangan

Prosedurnya sebagai berikut:

a.      Pimpinan perusahaan/manger keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah uang yang disisihkan kedalam kas kecil dan tujuan pembentukan dan tersbut. Selanjutnya bagian keuangan membuat bukti kas keluar rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bendahara/kasir, lembar 2 diarsipkan.

b.      Atas dasar SK bendahara/kasir mengisi dan harus ditandatangi oleh pihak yang berwenang sebagai otorisasi (pimpinan/manager).Cek, bukti kas keluar lembar ke3 dan SK diserahkan kepada pemegang kas kecil  (administrator/sekretaris/yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil).

c.       Pemegang kas kecil mencairkan cek dan menyimpan uang tersebut kedalam peti uang (cash box) dan mengarsip dokumen berutan nomor. Pengelola dana kas kecil ini akan mengeluarkan uang dana kas kecil bila ada pengeluaran –pengeluaran yang harus dibayarkan.

2.    Penggunaan/Pemakain?pengeluaran dana kas kecil

Penggunaan/Pemakian?pengeluaran dana kas kecil adalah pembayaran yang harus dilakukan mengunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya:

·         Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)

·         Bukti pengguana dana yang dibuat oleh luar perusahaan (notakontan, kuitansi, faktur dsb)

3.    Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil adalah disisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu (bulanan/ada waktu keuangan menipis). Pengajuan ini dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara/kasir dengan melampirkan laporan penggunan kas kecil serta bukti pengeluaranya. Pengisian ini bisa dilakukan secara cek atau tunai. Dokumen yang dipersiapkan antara lain:

·         Surat pengajuan pengisian dana kas kecil

·         Bukti kas keluar 

·      Bukti kas keluar dari bagian keuangan (nota, kuitansi, faktur dll)

Endang R, Sri dkk (2011). Mengelola Dana Kas Kecil. Jakarta:Penerbit Erlangga 

DOWNLOAD MATERI DISINI 

 

Soal Menangani Kas Kecil

Petunjuk Pengerjaan

• Anda adalah staf administrasi Bapak Santoso Admodjo, S.Sos. Beliau menjabat sebagai Kepala bagian Humas PT UTAMA SANTOSA. Perusahaan ini beralamat di Jalan Merpati  No. 26, Klojen Malang, dengan alamat e-mail: utama_santosa@gmail.com
• Buatlah pengelolaan dana kas kecil sesuai dengan petunjuk berikut: 
• Selama periode  Maret 2014 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

1. Tanggal 1 Maret  saldo bulan pebruari Rp. 250.000,- menerima uang tunai sejumlah Rp. 8.500.000
2. Tangal 2 membayar langganan harian Kompas pada “ Agen Tunggal Jaya” sebesar  Rp. 75.000
3. Tanggal 3 Maret membeli ATK di Toko Rahayu  berupa 4  rim kertas HVS A4 70 gram @ Rp. 35.000 
4. Tanggal 5 Maret membayar Pelunasan pembelian Almari pada bukan pebruari Rp. 250.000
5. Tanggal 6 Maret membeli snack dari Winna Bakery untuk tamu Rp.75.000,-
6. Tanggal 7 Maret membayar tagihan listrik Rp. 153.250.
7. Tanggal  8  Maret Reservasi hotel di Malang untuk menghadiri seminar Employee Training  in Globalization Rp. 1.500.000,-
8. Tanggal 9 Maret  membayar biaya pengurusan Visa Jepang ke kantor kedutaan Jepang di Jakarta Rp. 700.000
9. Tanggal 9 Maret  membayar ongkos seminar  “Gemah Ripah” ke kantor kedutaan Jepang  di Jakarta Rp.75.000
10. Tanggal 11 Maret membeli 1 unit PC lenovo  secara kredit Rp, 3.000.000,- dari Rp. 4.550.000,- dengan syarat pengiriman setelah bayar 50% dalam jangka 30 hari
11. Tanggal 13  Maret mengeluarkan biaya foto copy sebesar Rp. 52.500
12. Tanggal 14 Pembelian tinta printer 4 botol @35.000,-
13. Tanggal 14 Pelunasan pembayaran pembelian komputer lenovo  Rp. 1.550.000
14. Tanggal 23 Maret  membayar tagihan dari Telkomsel pasca bayar pemakaian handphone bulan Maret Rp. 425.500
15. Tanggal  25  Maret membayar transport antar surat Rp.50.000
16. Tanggal 30 Maret Membeli materai 10 buah di toko persada fotocopy@ Rp.6.000

• Hasil yang diharapkan:
• Bukti-bukti transaksi kas kecil 
• Tuliskan semua transaski pada buku kas kecil
• Susunlan bukti transaski, berdasarkan tanggal dan di beri guide (sekat) berdasarkan debet dan kredit

Bahan
1. Blangko buku kas kecil
2. Blangko Bukti kas masuk=2 lbr
3. Blangko Bukti kas keluar =15 lbr
4. Blangko Kuitansi = 10 lbr
5. Blangko Nota=4 lbr
6. Blangko Faktur=1 lbr
7. Guide (sekat) debet / Kredit
8. Map Snailhacter kecil

Peralatan
1. Stelper
2. Porferator
3. Bolpint
4. Penggaris
5. Kalkulator/komputer


Untuk mempermudah, soal dan kelengkapan bisa di download pada link dibawah ini