Modul 3 -- SEPULUH LANGKAH TEKNIK DALAM MELAKUKAN PRESENTASI

1. PENGALAMAN HIDUP 

Pengalaman hidup orang lain kadangkala perlu untuk dipelajari, dan kerap kali keberuntungan kita hadir dari hasil pengalaman orang lain, selain dari pengalaman diri sendiri. Apapun bentuk kejadian yang ditimbulkan akibat kelebihan dan kekurangan pada orang lain, akan menjadi suatu keberuntungan kita. Apabila kita dapat menghindari kesalahan yang pernah dilakukan orang lain atau setidaknya kita berusaha meniru kesuksesan dari orang yang melakukan presentasi

2. MEDIA SEBAGAI LITERATUR

Di jaman modern dan globalisasi seperti sekarang ini, banyak sekali yang dapat memberikan sumbangan nyata bagi kemajuan intelektual seseorang. Salah satunya adanya Electronic book (E-ook), internet, dan lainya yang memungkinkan semua orang dapat memenuhi kegiatanya yang tanpa batas pada media yang seba canggih tersebut. Jika kita dapat melakukan akses ke dalam media tersebut, maka dengan sendirinya kita dapat meningkatkan wawasan dalam hal apapun yang kita inginkan sehingga kita dapat lebih cerdas dan mampu mengembangkan materi pembicaraan lebih banyak dari membaca situs dan mengunduh E-book.
Selain dari kedua media diatas (Internet dan E-book) , masih banyak lagi media yang dapat memberikan kita pengayaan khasanah keilmuan melalui radio, TV, media cetak serta lainya. Untuk itu pilihlah beberapa media yang paling tepat dan murah sesuai dengan selera kita.

3. MELAKUKAN LATIHAN

Semakin kita banyak melatih diri untuk berbicara di depan publik, maka semakin mahir keterampilan berbicara kita. Jika kita mau lebih bagus lagi sebelum tampil , maka usahakan ada rekan yang dapat mengevaluasi latihan kita, dengan segenap saran dan kritik yang membangun. Cara ini juga dapat menambah wawasan kita dalam melakukan presentasi yang baik. Setidaknya kita sudah mendapatkan opini dan sudut pandang dari apa yang kira-kira orang lain butuhkan dari penampilan kita. Namun perlu diingat, jika ada saran atau kritik, jangan sekali-kali menggunakan ego kita untuk tidak mendengarkanya. Karena bisa jadi, orang lain memberikan masukan yang berharga dan bernilai.

4. METODE PRESENTASI

Ada beberapa metode presentasi yang dapat dugunakan

a. Presentasi deskriptif

Adalah presentasi yang dari awal hingga akhir hanya menggunakan bahasa lisan dan mengandalkan gerakan tubuh semata sebagai body language sang presenter sebagai penambah daya tarik dan penguat maksud dari materi yang sedang dibahas.

b. Presentasi elektronik

Merupakan presentasi yang sebagian besar disimulasikan dengan menggunakan alat bantu elektronik. Sedangkan presenternya hanya memberikan kata pengantar sambutan dan penutup. Biasanya presentasi ini dilakukan untuk acara tertetu yang tidak memungkinkan beberapa pihak yang berkepentingan untuk bertemu langsung dalam waktu yang lama. Misalnya acara press conference di sebuah TV kabel atau network lainya.

c. Presentasi kombinasi

Pada metode ini presentasi dapat digabungkan antara presentasi deskriptif dan elektronik. Pada metode ketiga inilah yang paling banyak digunakan pada perusahaan/ organisasi menengah ke atas. Selain lebih menarik, konbinasi ini juga banyak memberikan keuntungan sehingga audiens dapat lebih jelas memahami maksud, tujuan, dan sasaran dari materi yang dipresentasikan.

5. TEKNIK PRESENTER

Teknik yang dimaksud disini adalah teknik penyajian dari isi materi bukan struktur pembicaraan dari awal hingga akhir.

Ada empat teknik penyajian isi materi yang kita kenal

a. Membaca

Yaitu presenter sejak awal hingga akhir kegiatan menggunakan alat bantu naskah untuk mempresentasikan apa yang menjadi maksud dan tujuan pembicaraannya kepada audiens.

b. Menghafal

Yaitu presenter bebicara dari awal hingga akhir kegiatan tanpa menggunakan teks karena sebelumnya sudah di hafal dengan baik.

c. Menggunakan catatan kecil

Yaitu presenter dalam berbicara menggunakan alat bantu berupa catatan atau teks. Namun bedanya, catatan ini hanya merupakan garis besar atau nama khusus untuk menyebut nama orang atau organisasi sehingga kesalahan dalam berbicara dapat dihindarkan. Jadi teknik ini merupakan konbinasi dari membaca dan menghafal.

d. Spontanitas

Yaitu teknik bebicara yang langsung terjadi begitu saja secara refleks atau spontan tanpa persiapan khusus sebelumnya. Biasanya orang yang didaulat untuk melakukan presentasi jenis ini adalah orang yang sudah terbiasa tampil ke hadapan khalayak dan sudah diperkirakan tidak akan melakukan hal yang mengecewakan seperti, gugup, demam panggun, atau salah tingkah

6. TEKNIK PERNARIKAN POKOK BAHASAN

Setiap pemaparan kalimat pasti memiliki pokok bahasan utama yang dapat ditarik di depan, di akhir, atau keduanya. Teknik ini diperlukan guna menambah keterampilan kita dalam bebahasa secara lisan maupun tulisan. Semakin kita kaya akan pengetahuan sastra, maka akan membuat kinerja kita semakin tampak sempurna karena tidak ada satu pekerjaan apapun yang tidak dilandasi dengan komunikasi lisan maupun tulisan. Jadi keterampilan berbahasa lisan maupun tulisan bukanlah hanya di klaim milik seorang yang menyandang profesi sebagai pengacara, pendidik, atau Master of Ceremony (MC) saja, tapi lebih luas dari itu, semua orang pun dapat melakukannya hanya dengan bermodal kemampuan dan kesungguhan untuk dapat menguasai bidang tersebut.

a. Induksi

Maksudnya adalah seorang presenter dapat menginformasikan maksud dan tujuan pembicaraannya pada akhir presentasi.

b. Deduksi

Maksudnya adalah seorang presenter dapat mulai menginformasikan maksud dan tujuan pembicaraannya di awal presentasi di mulai

c. Gabungan

Maksudnya adalah seorang presenter dapat mulai menginformasikan maksud dan tujuan pembicaraannya baik di awal maupun di akhir acara presentasi guna lebih menegaskan lagi kepada audiens.

7. PENGGUNAAN BAHASA

Kita tidak bisa mempungkiri bahwa salah satu cara agar seorang presenter dapat menarik perhatian khalayak yaitu dengan mengasah kemampuan dalam berbahasa asing, seperti bahasa Jepang, Prancis, Mandarin, Korea, Jerman atau bahasa Arab.
Namun jika tidak mampu, minimal seorang presenter harus menguasai bahasa Inggris dengan fasih baik tulisan maupun tulisan.

8. PENGEMBANGAN PRESENTASI

Bagi orang awan atau pemula tentu kita merasakan kesulitan untuk melakukan sebuah presentasi meskipun hanya sederhana dalam durasi yang singkat pula. Namun sipa pun orangnya, apakah masih pemula atau pun udah professional, semua perlu mengetahui bahwa dalam presentasi harus diadakan pengembangan tema. Adapun pengembangan tema sangat berkaitan dengan out put yang positif yang diharapkan dapat tercapai, seperti respon audiens, pengemasan pokok bahasan yang menarik dan memahami presentasi akan meningkatkan pendidikan para audiens.

Pada umumnya susunan dari sebuah presentasi adalah sebagai berikut

a. Pembukaan

Yaitu kegiatan awal yang umumnya dimulai dengan bercerita tentang human interest seperti hobi, gosip, atau menceritakan pengalaman hidup sendiri/ orang lain yang dapat di ambil hikmahnya sebagai hiburan ataupun kewaspadaan diri agar tidak melakukan hal yang sama, jika pengalaman itu dirasakan buruk. 

Selain bercerita, presenter juga dapat memberikan lelucon atau kejutan , mengungkapkan data statistik atau dapat pula mengutip pendapat pakar atau sebuah artikel yang menarik untuk dibahas panjan lebar.

b. Isi presentasi

Yaitu kegiatan inti dari sebuah presentasi yang menghubungkan data konvensional seperti faktor, dimensi waktu, tempat, kuantitas , teori, serta fakta untuk dikombinasikan secara menyeluruh dan utuh sehingga menjadi tema pembicaraan yang menarik.

c. Kesimpulan

Yaitu kegiatan akhir dalam presentasi yang meliputi pengulasan kembali dari inti yang sudah disajikan sebelumnya menjadi dua atau sampai lima kalimat saja. Dan lebih bagus lagi kita sebagai presenter menyampaikan dan memberikan kata-kata mutiara atau kalimat bijak dari seorang tokoh terkenal.

9. TEKNIK PENAMPILAN PRESENTASI

Kesuksesan sebuah acara presentasi bukan hanya ditentukan dari isi materi yang disajikan dalam sebuah presentasi, namun juga penampilan sang presenter pun menjadi faktor utama yang mendukungnya.

Lalu bagai mana cara agar kita dapat tampil memukau selama melakukan presentasi, selain persiapan teks yang sudah dirancang sebagus mungkin sesuai dengan kaidah bahasa yang baik dan menarik.

Berikut ini adalah persiapan penampilan bagi seorang presenter:

1. Berbusana modis dan formal
2. Bertutur kata sopan
3. Ramah dan banyak melontarkan senyum
4. Bahasa tubuh elegan dan berwibawa
5. Volume suara diatur
6. Menjaga posisi kepala agar tetap tegak
7. Tidak melakukan kebiasaan buruk seperti mengorek lubang hidung dan telinga, membasuh bibir dengan lidah, dsb
8. Eye contact (memandang ke arah audiens)
9. Santai namun formal, tidak bernada kaku seperti sedang berkampanye atau orasi
10. tidak memakai waktu yang terlalu lama dengan pembicaraan bertele-tele akan menimbulkan kebosanan audiens

10. VISUALISASI PRESENTASI

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa presentasi akan jauh lebih hidup dan menarik jika dipadukan dengan alat bantu seperti OHP atau proyektor dan laptop. Khusu program MS Office, aplikasi MS Word, Exel dan PowerPoint dapat diandalkan untuk melakukan presentasi yang menarik. Ketiga aplikasi program tersebut dapat menyajikan tabel, diagram, dan gambar lainya yang lebih menarik atensi audiens sehingga lebih fokus terhadap apa yang sedang dibicarakan.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

apabila anda menginginkan materi diatas, maka bisa di download disini. hasil download berupa file PDF yang siap diprint pada kertas A4

_______________________________________________________________

DOWNLOAD MODUL 3

Slideshow Modul 2 Aplikasi Presentasi

Selain materi download pada posting sebelumnya, kali ini saya posting slideshow (berformat .swf). Tujuan dari sildeshow ini tidak lain untuk mempermudah dalam memahami modul yang sebelumnya telah di posting.
selamat belajar


Apabila kalian hendak mendownloadnya, langsung saja klik disini maka akan terbuka tab baru. lalu silahkan kalian save pada tab baru tersebut.

Modul 2 -- APLIKASI PRESENTASI - APR

ANALISIS AUDIENS

Dalam kehidupan nyata,kita selalu saja menjumpai orang-orang dengan karakter unik yang beragam. Begitu jug dalam melakukan presentasi. Audiens yang turut bergabung selama acara presentasi tersebut memiliki tuntutan sesuai kepribadian masing-masing. Tuntutan itu biasanya selalu diarahkan kepada sang presenter sebagai tokoh utama dalam acara tsb. Agar dapat menjadi sosok presenter yang bijak, maka kita harus menganalisis audiens dengan baik.

Agar dapat berbicara tepat sasaran dan berhasil guna, terlebih dahulu seorang presenter harus bertanya kepada pihak yang terkait seperti panitia penyelenggara. Hal yang perlu ditanyakan apakah audiens berkomposisi dari golongan terdidik/ tidak terdidik, strata ekonomi dan sosial dari tingkatan, bawah, menengah atau atas, dari kalangan borjuis, ningrat, atau masyarakat biasa. Semua ini dapat menjadi pedoman bagi seorang presenter untuk melakukan sebuah presentasi yang baik sesuai dengan kondisi para audiensnya.


PERENCANAAN PRESENTASI
Banyak orang gagal dalam melakukan presentasi atau tidak mendapatkan hasil/ sasaran yang diinginkan. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor penybab, yaitu diantarnya adalah;

1. Groming (dandanan diri) Penampilan yang kurang menarik
2. Bahasa yang tidak efektif dan kurang terstruktur dengan baik. akibat dari malu, gugup, ada tekanan, atau keadaan sakit
3. Kurang memenuhi standar protokoler seperti susunan pembicara dari awal hingga akhir.
4. Tidak bisa berbasa basi intermezzo sehingga monoton, kaku dan membosankan
5. Tidak bisa memberikan pancingan judul bagi materi yang akan di presentasikan.

Khusus untuk untuk dapat mengatasi point yang terakhir, maka seorang presenter dapat melakukan sebuah presenter dengan mengambil sebuah judul yang berpodoman pada akronim MICE

M Mystery, artinya judul sebaiknya dicari dengan menggunakan kalimat sederhana yang dapat menimbulkan tanda tanya dan menggelitik rasa penasaran para audiens sehingga mereka mau mendengarkan dari awal sampai akhir.

I Imagination, artinya judul dibentuk dengan semenarik mungkin bahkan hendaknya mengandung unsur imajinasi sehingga ketika judul itu disebut, audiens langsung terbayang-bayang atau mengira-gira apa isi dari materi yang akan ditampilkan.
C Chatchy, artinya judul harus memikat hati dan atensi publik. Misalnya dengan menggunakan bahasa asing atau kombinasi bahasa Indonesia dan bahasa asing/daerah sehingga kepada penggunaan frase yang menarik serta unik
E Easy, artinya judul harus mudah diingat, Apabila kita menggunakan judul presentasi yang sulit dan panjang, kadangkala bukan saja orang lain yang lupa namun kadangkala bisa jadi kita sebagai presenter pun lupa, Maka jangan sekali-kali menggunakan judul dengan struktur kalimat yang rumit dan tidak efektif


PERLENGKAPAN DAN PERALATAN PRESENTASI
Sesungguhnya banyak sekali perlengkapan dan peralatan yang dapat digunakan untuk kesempurnaan penampilan sebuah presentasi. Namun dari sekian banyaknya perlengkapan dan peralatan tersebut, dapat diuraikan sebagai berikut diantaranya:

1. Slide
2. OHP
3. Proyektor
4. Laptop atau Personal Computer (PC)
5. ATK (alat tulis kantor)
6. Buku
7. Handout
8. Papan tulis
9. Flip Charts
10. Transparansi
11. Kertas HVS, dan lain-lain

TIPS PRESENTASI YANG BAIKPraktik tidak semudah teorinya. Banyak orang mengatakan bahwa berbicara di muka umum itu lebih sulit dari pada bercengkrama dengan kawan-kawan . Hal ini dikarenakan banyak faktor yang membuat seolah-olah berbicara dimuka umum sangatlah sulit. Untuk mempermudahnya, ikutilah beberapa tips di bawah ini. Bagi para pemula yang akan melakukan sebuah presentasi diharapkan kesulitan berbicara dalam presentasi menjadi lebih ringan.

• Hilangkan rasa malu
• Percaya diri dengan gaya dan sura khas Anda
• Tidak perlu memaksakan diri untuk memiliki banyak perbendaharaan kata
• Tidak usah mempedulikan tingkat pendidikan dan wawasan Anda
• Tidak usah terlalu mengkhawatirkan opini dan ekspresi audiens yang merendahkan Anda
• Antusias agar presentasi dapat berjalan dengan gaya dan bahasa yang sederhana.
• Dan terus berlatih.

Tips di atas dapat membantu mengurangi kegugupan dan demam panggung Anda
Bila Kita sudah sering didaulat untuk menjadi pembawa acara, atau presenter, maka akan jauh lebih baik jika kita sedikit demi sedikit memperbaiki kekurangan diri demi penyempurnaan sebuah penampilan presentasi yang professional dan handal.
Apabila Kita sudah berada pada tahapan ini maka sebaiknya kita memperhatikan beberapa faktor yang dapat memperkaya wawasan, sehingga semakin mudah kita berbicara di depan audiens/ publik.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

apabila anda menginginkan materi diatas, maka bisa di download disini. hasil download berupa file PDF yang siap diprint pada kertas A4

_______________________________________________________________

DOWNLOAD MODUL 2

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA

materi bisa di download disini (via 4share)
apabila mengalami kesulitan bisa klik disini (via mediafire)

Download Materi

Untuk mendownload materi alat komunikasi, alat perekam, alat pengganda dan pengumpul dokumen dan alat bantu presentasi

bisa disini (4shared)

atau klik disini (mediafire, untuk koneksi cepat)

MESIN ALAT BANTU PRESENTASI

A. OHP (Over Head Projector)

Adalah alat bantu presentasi yang menggunakan lembar presentasi berupa plastic yang telah diberi materi tulisan ringkasan dan gambar-gambarnya.

B. LCD Proyektor

Proyektor LCD adalah suatu jenis proyektor video untuk menampilkan video, gambar atau data komputerdi layar atau permukaan datar lainnya. Ini adalah analog modernDari proyektor slide

atau proyektor overhead. Untukmenampilkan gambar, LCD (liquid crystal display) Proyektor biasanya mengirim cahaya dari lampu halida logam melalui prisma yang

memisahkan cahaya untuk tiga panel silikon poli - masing masing untukkomponen merah, hijau, dan biru dari sinyal video. Sebagai cahaya terpolarisasi

melewati panel (kombinasi polarizer, panel LCD dan analyzer), piksel individu dapatdibuka untuk memungkinkan cahaya untuk lulus atau tertutup untuk memblokir cahaya.

Kombinasi piksel terbukaan tertutup dapat menghasilkan berbagai macam warna dannuansapada gambar yang diproyeksikan.

C. Mikrofon

Istilah populernya “Mic”. Pengertian alat ini berasal dari istilah micro yang berarti kecil dan phone yang berarti bunyi, sehingga mikrofon adalah suatu alat yang kegunaanya memperbesar bunyi yang kecil sehingga dapat didengar oleh banyak orang.

MESIN PEREKAM DATA (PENCATAT DATA)

Mesin perekam tidak hanya digunakan untuk hiburan, akan tetapi juga bisa digunakan untuk aktivitas kantor. Pada era saat ini banyak alternatif alat yang bisa digunakan untuk merekam, namun yang sering digunakan dalam kantor adalah :

A. Tape Recorder

Adalah suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan manggunakan pita perekam sebagai media penyimpanan.

B. Dictaphone

Adalah alat pendikte yang digunakan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yang akan dibuat oleh stafnya. Dictaphone dapat digunakan sebagai alternative dalam proses pembuatan surat. Dengan mesin ini pimpinan mendikte konsep surat dan merekamnya menggunakan Dictaphone kemudian sekretaris membuat konsep surat berdasarkan suara tersebut.

C. Transcriber

Transcriber Adalah suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ibi digunakan maka pihak penerima informasi langsung dapat mendengarkan pembicaraan lawan bahasanya sesuai bahasa yang diinginkan. Alat ini sementara tersedia dalam bahasa jepang dan inggris.

JENIS – JENIS MESIN PENGANDAAN dan PENGUMPUL DOKUMEN

A. Mesin stensil

Mesin stensil merupakan mesin pengganda dokumen yang masih digunakan dikantor-kantor karena menggunakan biaya yang murah dan hasilnya pun dapat dikatakan cukup dan mempunyai kemampuan yang sedang.

Penggunaan mesin stensil menggunakan Stensil Sheet Kertas atau stensil sheet master yang terbuat dari plastic (sheet ini mempunyai kemampuan unuk menerima gambar,foto dan sebagainya karena prinsipnya naskah diketik terlebih dahulu setelah selesai ditata tanpa kesalahan barulah direkam), berbeda dengan stensil sheet, pengetikan dilakukan langsung diatas sheet tersebut, apabila terjadi kesalahan maka perbaikan dilakukan langsung diatas sheet tersebut, apabila terjadi kesalahan maka perbaikan dilakukan di aatas sheet setelah dihapus dan dikoreksi. Penggunaan mesin stensil sheet kini ada dua macam :

• Mesin stensil Manual : mesin stensil yang cara kerjanya digerakan menggunakan tangan (engkol)
• Mesin sheet Stensil Duplicator (Listrik) : mesin stensil yang cara kerjanya digerakan menggunakan tenaga listrik

B. Mesin Fotocopy

Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan secara praktis karena setiap saat bias diperlukan dan dapat dilakukan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. Fotocopy merupakan bagian dalam bidang penyalinan

C. Mesin Risograf

Adalah sebuah mesin yang dirancang dengan mengabungkan

tiga teknologi, yaitu digital scaning, teknologi fotocopy serta system offset.

D. Scaner (mesin perekan sheet)

Adalah jenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam.

E. Offset

Cetak offset adalah teknik cetak yang banyak digunakan, di mana citra (image) bertinta di-transfer (atau di- "offset") terlebih dahulu dari plat ke lembaran karet, lalu ke permukaan yang akan dicetak. Ketika dikombinasikan dengan proses litografi, yang berdasarkan pada sifat air dan minyak yang tidak bercampur, maka teknik offset menggunakan sebuah pemuat citra yang rata (planographic) di mana citra yang akan dicetak mengambil tinta dari penggulung tinta (ink rollers), sementara area yang yang tidak dicetak menarik air, menyebabkan area yang tak dicetak bebas tinta.

F. Mesin Pemotong Kertas (paper cutter Machine)

Adalah mesin yang digunakan untuk memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran yang akan dijiid sehingga mengasilkan jilidan yang kuat. Ada dua macam:

• Paper cutter : ukuran kecil dari pada guillotine berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lbr, plastic sheet, almunium foil, kulit dan offset plate
• Guillotine : ukuran lebih besar dari pada paper cutter berfungsi untuk memotong pinggir dari modul, buku, laporan tebal maksimum 6 cm.

G. Mesin Jilid (binding machine)

Adalah mesin kantor yang digunakan untuk menjilit buku – buku, warkat sejenis, dokumen-dokumen dsb. Menjilid adalah suatu kegiatan menghimpun dan menyatukan warkat-warkat atau lembaran kertas yang sejenis dalam suatu bentuk buku sehingga memudahkan dalam menyimpan.